Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается.

Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу. Магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность их восстановления.

Без составления акта уничтожаются испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

В процедуру уничтожения документов и носителей информации без составления акта входят:

· разрывание листов, разрушение магнитного или иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника службы КД;

· накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике (урне);

· физическое уничтожение остатков носителей несколькими сотрудниками службы КД;

· внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается. и носителей.

При выполнении процедур и операций уничтожения конфиденциальных документов, дел и носителей информации особое внимание обращается на коллегиальность осуществления этих действий и жесткое соблюдение последовательности процедур и технологии уничтожения.

После утверждения описей дел и документов постоянного срока хранения составляется акт о выделении дел и документов за соответствующий период к уничтожению, в который включаются отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и документы выделенного хранения. Акт может иметь следующую форму:

«УТВЕРЖДАЮ»

Наименование должности

руководителя предприятия

___________________________

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

АКТ

от _________ № __________

о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов

№ п/п Индекс (номер) дела или номер документа и Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается. гриф конфиденциаль-ности Заголо-вок дела или доку-мента Год дела или докумен-та Номера экземпляров документа Количество листов в деле или в экземпляре документа Срок ранения и номера статей по перечню Приме-чание

Примеры заполнения:

03-14СК Переписка о поставке сырья - 3 г., ст.48
35КТ (Издела11/04КТ) Письмо о заключении договора 3 г., ст.19
140К Инструкция о порядке хранения готовой продукции 1-12 До замены новой, ЭК

Всего подлежит уничтожению __________________________ дел и документов.

(прописью)

_______________________________________

(подпись, инициалы, фамилия лица, составившего акт)

Одобрено

Протокол ПДЭК

от ________ № ____________

Председатель ПДЭК

_____________________________

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

Включенные в акт дела и документы сверены с записями в протоколе ПДЭК, акте и учетных формах

___________________________

___________________________

(подписи, инициалы Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается., фамилии, дата)

Дела и документы полностью уничтожены путем _________________

___________________________

___________________________

(подписи, инициалы, фамилии, дата)

Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале (карточках) учета документов выделенного хранение и в описях документов дел произведены.

___________________________

(подпись, инициалы, фамилия, дата)



Лишние экземпляры (копии) документов выделенного хранения, журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, изданных документов, поступивших пакетов и документов могут включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения ПДЭК по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя.

Каждое дело, каждый документ и учетный журнал (картотека) вносятся Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается. в акт отдельной позицией и должны соответствовать данным о них, зафиксированным в протоколе ПДЭК и учетных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включается в акт отдельной позицией, а в графе 3 вместо второго и последующих томов пишется: «То же, т______», с добавлением номера тома. При внесении в акт дел, из которых перед уничтожени­ем были изъяты отдельные документы, в графе 6 указывается фактическое оставшееся в деле количество листов.

Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных журналов (картотек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколе ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается. заверительных листах дел и документов выделенного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела). Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.

Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и учетных журналов (картотек) в графе 9 номенклатуры дел, документов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета документов выделенного хранения. Отметки об уничтожении Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается. отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители. В акте проставление таких отметок подтверждается подписью сотрудника, производившего отметки.

Составление акта о выделении к уничтожению дел и документов и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осуществляются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства или другого подразделения предприятия, имеющий доступ к уничтожаемым делам и документам.

Четкая регламентация технологии уничтожения документов, дел и носителей информации направлена, прежде всего, на исключение Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается. любой возможности утраты документов, подмены документов, предназначенных для уничтожения, неполного их уничтожения и последующего восстановления текста и предотвращения других опасностей для конфиденциальной информации.


documentaklcanp.html
documentaklchxx.html
documentaklcpif.html
documentaklcwsn.html
documentakldecv.html
Документ Подписывать акт и вносить отметки об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается.